четверг, 11 июля 2013 г.

Как все успевать?

Начну с того, что на тему тайм-менеджмента (т.е искусства управления временем) сейчас уже написано немало книг и среди есть весьма достойные, советы из которых можно действительно применять в жизни. Одна из таких – книга Глеба Архангельского «Тайм-драйв». Очевидный ее плюс в том, что автор – это инициатор и основатель российского ТМ-сообщества, его рекомендации основаны на наших примерах из жизни, а потому более понятны и доступны. В общем, рекомендую к прочтению и применению всем руководителям фирм, отделов, частным предпринимателям, менеджерам организаций и не только.

А я в этой статье поделюсь основными моментами, чем я сама пользуюсь и что лично мне помогает справляться с большим количеством рабочих дел и новых идей, причем эффективно.

Во-первых, планирование. Да, я согласна, что мы зависим от транспорта, от других людей, от обстоятельств. Но все же – если вы заранее планируете что-то сделать, то у этого дела больше шансов быть выполненным, а не наоборот. Вполне удобно планировать дела на день с вечера накануне.

Есть 2 вида дел: «хроносы» (греч.) - те, которые привязаны к конкретному времени (например, встреча с клиентом в среду 14:00), и «кайросы» - гибкие дела, т.е не привязанные к конкретному времени (например, проверить, прошел ли заказ клиента на складе). И также я для себя разделяю ежедневные дела на 2 категории – срочные и важные. Срочные – это жизненно необходимые  дела, которые непременно нужно сделать к определенному сроку, иначе случится непоправимое (например, вовремя оплатить за квартиру). Я в эту категорию отношу задачи для дома, для семьи. А важные – это дела, благодаря которым развивается ваш бизнес, т.е. они важные с точки зрения ваших долгосрочных деловых планов.

Итак, накануне каждого дня расписываю себе в ежедневнике список дел (срочные и важные), с привязкой по времени или без. Кстати, сейчас есть масса интересных программ-планировщиков времени, но этом в следующих статьях...

После этого оцените, сколько по времени занимает то или иное дело и просуммируйте. У меня поначалу так получалось, что на один день запланировано по 12-14 часов работы! Если у вас так же, то сразу корректируйте список и переносите дела на другие дни. А также подумайте, возможно, какие-то дела вы можете делегировать (например, оплатить интернет могут дети вместо вас). Проверьте, чтобы после редактирования дел у вас осталось на 70% рабочего времени – остальное время пусть останется под «форс-мажор». Это называется «жестко-гибкое» планирование.

Из оставшихся дел выберите 2-3 важные задачи и их делайте в первую очередь, причем самое сложное и неприятное лучше сделать в начале дня. Гибкие дела можно сделать по дороге (например, звонки), между встречами и т.д. Когда они выписаны отдельным списком, Вы их уже не забудете.

«Съедайте слона» по частям – т.е. разбивайте большой сложный проект на маленькие и понятные.

В одну единицу времени занимайтесь только одним делом. А чтобы не отвлекаться, убирайте со стола все лишнее, что к этому делу не относится.

Покупайте время. Например, женщине сейчас уже нет необходимости самой мыть посуду и тратить на это лишнее время. Посудомоечная машина прекрасно справится с этой задачей вместо вас и сэкономит вам как минимум час в день.

И обязательно планируйте время днем на обед и на отдых с семьей на неделе – обычно самое очевидное упускается из виду.

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях, какими приемами управления временем пользуетесь Вы? (еще раз повторюсь, про специальные программы для ТМ – в отдельной статье).


Понравилась статья, хотите получать информацию о новых сообщениях? Подпишитесь на Новости блога.

2 комментария:

  1. Юлия, очень заинтересовал Ваш материал. В последнее время такая проблема становится все более актуальной. Хочется успеть сделать как
    можно больше, но бывает сложно найти время на все задумки :) . И тогда начинаешь сортировать дела по степени важности и в первую очередь занимаешься теми из них, которые наиболее важны. Если дело, которое для меня действительно важно и требует моего личного участия, то вначале я отдаю предпочтение ему, а после этого начинаю заниматься и другими делами. Это очень помогает справляться с разными делами.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Элиза, спасибо за отзыв из личного опыта! одна только сортировка дел по важности уже позволяет успеть за день больше.

      Удалить